Módulo IV: Elaboración de base de datos en Access

Contenido:

1. Explicación de tablas.

2. Explicación de estructura y relaciones.

Para esta entrada, mediante los conocimientos sobre base de datos explicados en los anteriores módulos se creó una base de datos en el programa de Access.

 

La idea que tuve en mente a la hora de crear las tablas fue la de una ferretería, ¿Qué bases de datos necesitarían?

* Las ferreterías normalmente tienen muchos empleados, por tanto una tabla específica de empleados será de utilidad para mantener un orden administrativo.

 

* Las ferreterías tienen muchos productos, por tanto una tabla con sus productos mantendría un orden en la cantidad de productos en venta y facilitaría la tarea de saber cuándo volver a comprar un tipo de producto.

 

* Para vender algún producto se necesitara un registro de compras, por tanto es necesario una tabla para hacer pedidos.

 

Con esto en mente me puse manos a la obra y abrí el editor de bases de datos Access de la empresa Microsoft del año 2013, lo primero que hice fue crear una tabla de prueba para comprobar cómo quedarían los datos:

Como se ve esta tabla se ve perfecta para ser la tabla de empleados, por tanto arreglé sus propiedades y cambie su nombre a “Empleados”, la clave principal para esta tabla es la columna “Id” para que no se repita el identificador, rellené esta tabla con información aleatoria de 5 trabajadores ficticios donde cada columna tiene parte de la información de cada uno:

Cada columna en la tabla de empleados tiene su propósito:

1. Id: Esta columna representa el identificador único para cada empleado (por tanto es la clave principal para evitar redundancia de valores), los primeros dos dígitos son el año en que el empleado se registró en el sistema, los otros tres dígitos representa el número de empleados hasta el momento en que ese empleado se registró, por ejemplo: el empleado Santiago Medina se registró en el sistema en el año 2020, y además fue el primer empleado de ese año, en cambio Carmen Rodríguez se registró en el sistema el año 2016 y fue la sexta empleada de ese año.

2. Nombre: Aquí va el nombre completo de los empleados, para evitar errores a la hora de pasar la base de datos a un servidor se evitó el uso de signos no comunes como también de vocales con acento ortográfico.

3. Edad: Simple, la edad del empleado, compone de un número menos de 90 (límite de edad para trabajar en la ferretería).

4. Cedula: la edad del empleado (espero que la edad y el número de cedulo concuerda puesto que son aleatorios).

5.  Numero tlf: El número de teléfono del empleado (use códigos de teléfono venezolanos, los siete dígitos después son aleatorios).

6. Correo: Correo electrónico del empleado, se acepta cualquier proveedor  de correo electrónico siempre y cuando no sean privados y así evitar problemas a la hora de enviar correos (vuelvo a recalcar que estos datos son aleatorios puesto que tal vez alguno de estos correos sea real).

 

Para la tabla de “Productos” se hace algo parecido con la tabla de Empleados en cuanto a la clave principal aunque NO están relacionadas de alguna forma a pesar de pertenecer al mismo archivo de Access. Esta tabla está compuesta de 16 productos para la ferretería (cantidad reducida con el propósito de ejemplo para el módulo) donde cada producto tiene un código de sistema, el nombre del producto, cantidad disponible en inventario, precio del momento (el formato del dinero por defecto en Access es el de euro, para cambiarlo a dólar use el formato $ #.##0,00;($ #.##0,00) para la tabla de precio) y la fecha de stock.

Explicación de cada columna en la tabla Productos:

1. Codigo: Esta columna es la clave principal de la tabla, el número de código representa el orden en la que el producto se registró en el sistema por tanto si se desea buscar un producto solo se debe buscar por el código del mismo.

2. Producto: En esta columna va el nombre del producto, tal como en la columna de nombre de la tabla de empleados se evitó el uso de símbolos no comunes y de vocales con acento ortográfico por motivos de servidor.

3. Cantidad_disp: Esta columna representa la cantidad disponible del producto.

4. Precio: Aquí está el precio en formato de dólares (por ser el más común y además por espacio), cada producto tiene su precio individual.

5. Fecha_stock: En esta columna va la fecha en la que el stock(cantidad total del producto permitida en almacen) es completado, esta columna es importante para los administradores puesto que les permite saber si un producto es rentable según la cantidad vendida tras el tiempo de ser completado el stock.

 

Para los pedidos de productos se crea la tabla “Pedidos” compuesta de las columnas Codigo, Nombre, Fecha_compra, Cantidad_compra, Pago_completo, Id_emp, Id_compra, por motivo de ejemplo solo está compuesta de tres pedidos con cada uno de sus columnas completadas.

La explicación de cada columna es la siguiente:

1. Codigo: este es el código del producto del que se hace un pedido, esta debe ser igual a algún código de la tabla de “Productos”.

2. Nombre: esta columna es el nombre del comprador (se evita el uso de símbolos no comunes y de vocales con acento ortográfico).

3. Fecha_compra: Esta columna contiene la fecha en la que se realiza el pedido.

4. Cantidad_compra: La cantidad que se desea comprar del producto especificado por el Codigo.

5. Pago_completo: Esta columna es de tipo “Si/No” puesto que solo puede tener alguno de estos valores y el motivo es que existe para decir si el comprador hizo el pago completo o no a la hora de hacer el pedido.

6. Id_emp: Esta columna se utiliza para comprobar que empleado atendió al comprador y debe tener la Id de algún empleado de la tabla de “Empleados”.

7. Id_compra: Esta columna es la clave principal de la tabla puesto que es el identificador de pedido y no puede ser repetido con el fin de que su consulta sea única.

 

Estructura y relaciones

 

La estructura de base de datos que se usa es la relacional puesto que es la que Access usa por defecto, ya que almacena sus datos en filas y columnas y las tablas pueden estar conectadas entre sí por claves comunes y toda información se recupera mediante consultas.

En cuanto a las relaciones son las siguientes:

Como se ve en la foto existen dos relaciones referenciando a dos filas de la tabla “Pedido”, primero una relación de tipo 1 a 1 entre la tabla de “Productos” (principal) y “Pedido” (referenciada), que compone del código del producto del que se hace el pedido. La segunda relación es de tipo 1 a muchos entre la tabla “Empleados” y la tabla “Pedido”, puesto que no puede existir una id repetida entre empleados pero estas pueden estar relacionadas a varios pedidos.